大部分從事質(zhì)量管理的工作人員，進入公司后參加的第一個外部培訓(xùn)，就是內(nèi)審員的培訓(xùn)。
不過，對于沒有從事過質(zhì)量管理工作的同學(xué)來說，一般為期4－5天的內(nèi)審員培訓(xùn)，內(nèi)容太多，有點摸不著頭腦。
今天，我們主要簡單介紹一下內(nèi)審工作流程、原則、基本思想，明白這項工作到底是干的，如何開展的。至于內(nèi)審的一些關(guān)鍵技巧、審核要點，還需要同學(xué)們在實際工作中，結(jié)合各自單位的實際情況去慢慢提升審核經(jīng)驗。
內(nèi)部審核一般工作流程包括準備、審核通知、編制提問單、首次會實施審核、末次會、內(nèi)審報告、整改和驗證等環(huán)節(jié)。
下面，我就給大家依次介紹各環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容及要點。
一、內(nèi)部審核的準備
內(nèi)部審核的第一步是準備工作，主要包括年初制定內(nèi)審方案、確定內(nèi)審組、挑選內(nèi)審員、明確內(nèi)審工作安排、編制提問單等。
公司一般會在年初制定內(nèi)審方案，明確本年度對公司各部門（甚至延伸到公司的供應(yīng)商）開展內(nèi)部審核工作的計劃。
內(nèi)審方案的主要內(nèi)容一般包括內(nèi)審目的、審核范圍、內(nèi)審時間（大概時間段，不用具體到哪天）、審核依據(jù)等。
內(nèi)審方案就是一個關(guān)于本年度內(nèi)部審核如何開展的年度工作計劃。
內(nèi)部審核方案經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準發(fā)布后，就可以按方案執(zhí)行了，等到方案規(guī)定的時間，就該開始內(nèi)部審核的實際準備工作了。
二、內(nèi)審組的成立
一般，由公司分管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)或者管理者代表任命內(nèi)審組長，授權(quán)其成立內(nèi)審組，由內(nèi)審組長負責(zé)制定內(nèi)部審核的具體實施計劃、挑選內(nèi)審成員并組織實施內(nèi)部審核等工作。
內(nèi)審組長在挑選內(nèi)審員的時候，一是要考慮到經(jīng)過質(zhì)量管理及內(nèi)部審核的培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格；（此處講的內(nèi)審員資格，并不是到培訓(xùn)機構(gòu)取證即可，從事內(nèi)審員工作，必須由法人授權(quán)才算是真正有資格）。
二是，內(nèi)審員應(yīng)在內(nèi)審工作中能保持獨立性和客觀性，也就是說不能審核自已的工作，條件允許的情況下，內(nèi)審員應(yīng)不能審核自己所在部門的工作內(nèi)審員挑選完畢，整個內(nèi)審組就算完全成立了。
內(nèi)審組長應(yīng)按照年度內(nèi)審方案的工作安排，制定詳細的本次內(nèi)部審核的具體工作計劃。主要內(nèi)容應(yīng)該包括審核目的和范圍、審核依據(jù)、審核組成員、審核日期及日程安排，主要審核內(nèi)容等。
有的單位也將其稱之為審核通知，不管叫內(nèi)審計劃，還是內(nèi)審?fù)ㄖ?，這份文件對本次內(nèi)部審核工作的開展做出了詳細的安排，該文件應(yīng)發(fā)至將接受審核的每一個部門，以便受檢部門了解情況，便于做好迎接審核的準備通知發(fā)出去了，準備工作的最后一項就是提問單的編制了。
三、提問單的編制
有的公司也稱為審核檢查表，叫法雖然不一致，但功能是一樣的。提問單的根本目的是確保審核工作有的放矢，檢查內(nèi)容有針對性，且發(fā)現(xiàn)的問題也能被正確記錄，可追溯。
提問單一般是由內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審組長的分工，各自編制審核范圍內(nèi)的內(nèi)容，提問單一般是以表格的形式出現(xiàn)的主要內(nèi)容包括受檢部門、審核內(nèi)容、依據(jù)、審核結(jié)果等，內(nèi)審員將在審核過程中記錄審核結(jié)果。
提問單的作用，一是明確審核內(nèi)容，指導(dǎo)內(nèi)審工作的實施；二是用于記錄審核結(jié)果，提問單經(jīng)內(nèi)審組長簽字認后，即可生效。
四、首次會
內(nèi)審組按內(nèi)審計劃（或通知）的時間召開首次會，首次會標志著內(nèi)審工作的正式開始。
一般首次會由內(nèi)審組長主持，公司領(lǐng)導(dǎo)，受審核部門的負責(zé)人、審核員參加本次會議。
會議的主要內(nèi)容包括：內(nèi)審組長介紹審核目的與范圍、明確審核的方法和流程，要求各部門配合的事情、明確末次會開會時間等等。
當(dāng)然，內(nèi)審組長按理會請公司領(lǐng)導(dǎo)講話的，公司領(lǐng)導(dǎo)講話一般也就強調(diào)一下質(zhì)量對公司的重要性，是公司的生命線等，然后強調(diào)一下內(nèi)部審核工作的意義，表示會全力支持內(nèi)部審核工作。
同時，領(lǐng)導(dǎo)要各部門負責(zé)人積極配合，以開放的心態(tài)迎接內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是掩蓋問題，影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量和顧客滿意度，拖公司的后腿等等。領(lǐng)導(dǎo)講話當(dāng)然要高屋建瓴。
總之，首次會一般不會很長，基本上是一個節(jié)點，一個表示正式進入狀態(tài)的節(jié)點。
五、內(nèi)部審核的實施
首次會結(jié)束后，各內(nèi)審員就按照計劃分工，前往各個部門正式干活了。
內(nèi)部員開展審核工作的基本思路是，核查、驗證質(zhì)量管理體系文件是否得到有效落實，公司各崗位是否嚴格執(zhí)行相關(guān)體系文件，并按要求產(chǎn)生相應(yīng)記錄。
簡單一句話，這活該這樣干，程序?qū)懙那迩宄?，你是不是這樣干的？如果是的話，請拿出相應(yīng)的記錄來，如果沒有，對不起，我得給你記上一筆。
內(nèi)審員審核的方式基本就是談話、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察和提問對話等。
至于具體的檢查內(nèi)容，我在這里就不`一詳述了一般質(zhì)量認證機構(gòu)的內(nèi)審員培訓(xùn)是講4－5天，咱們不可能幾分鐘就說的清清楚楚。
內(nèi)部審核的具體內(nèi)容，基本是“核實”。各個公司實際情況不一樣。所以，我只打算講原則，講最基本的東西，只要掌握了這個套路，操作起來并不是一點都不難。
前面說到，如果受檢部門能拿出相關(guān)證據(jù)，就說明公司在這個方面的質(zhì)量管理要求是得到了貫徹和落實。
如果審核過程中發(fā)現(xiàn)了問題，內(nèi)審員應(yīng)原原本本地把客觀證據(jù)記錄下來，包括情況描述，違反了哪一條管理程序要求等。
發(fā)現(xiàn)的問題一般有輕有重。如果確實問題不小，應(yīng)根據(jù)公司不符合項
管理的要求，將其確認為不符合項，開具不符合項報告。
關(guān)于不符合項的分類，內(nèi)審員應(yīng)按照公司不符合項管理程序執(zhí)行。各公司根據(jù)產(chǎn)品、服務(wù)的類型不一樣，定義和分類都有差別，以各自公司管理程序的規(guī)定為準。
內(nèi)審員在填寫不符合項報告過程中，應(yīng)準備填寫各項內(nèi)容，不符合或不合格的事實一定要描述清楚。同時，還有一個重要的問題，不符合項報告應(yīng)經(jīng)過受檢查人簽字認可。
當(dāng)然，如果沒有發(fā)現(xiàn)什么的問題，內(nèi)審員就將問題記錄在提問單上，對于發(fā)現(xiàn)的問題，同樣要與受檢人溝通，當(dāng)面核實，由其簽字，表示認可發(fā)現(xiàn)的問題屬實。
對于檢查中有其他問題需要溝通、協(xié)商的，審核員就只能找內(nèi)審組長了，畢竟，在內(nèi)部審核這個工作中，組長就是領(lǐng)導(dǎo)。
六、末次會，提糾正要求
各個審核員在按照分工完成內(nèi)部審核工作中，應(yīng)整理各自檢查所發(fā)現(xiàn)的問題，交由內(nèi)審組長匯總。再按日程安排召開末次會。
末次會參會的人員跟首次會差不多，但有的公司為了讓自己的員工清楚檢查發(fā)現(xiàn)的問題，或則利用該機會教育員工等其他想法，也讓一些主管班組長等員工參與。
不管怎么說，這個沒有一定的說法，要是公司規(guī)模不大，會議室又夠大的話，全員參與又何妨？
不過，公司領(lǐng)導(dǎo)，特別是法人代表或者管理者代表是一定要參加的。
因為他們才是一個公司真正的、最重要的質(zhì)量負責(zé)任人。所以他們一定要清楚，公司的質(zhì)量管理體系到底運轉(zhuǎn)得如何？內(nèi)部審核的結(jié)果才是他們關(guān)心的事情。
在末次會上，一般內(nèi)審組組長會重申一下本次內(nèi)審的目的和范圍，經(jīng)過一定鋪墊，內(nèi)審組長會介紹本次內(nèi)申工作的開展情況，重點是對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行通報，以便公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責(zé)人清楚地知道，公司到底哪些地方存在管理程序執(zhí)行不嚴格、責(zé)任落實不到位等問題。
介紹完以上問題，公司各部門的負責(zé)人當(dāng)然也要發(fā)言表態(tài)，檢查出問題的部門會說立即整改，完善管理等，沒發(fā)現(xiàn)問題的部門會說進一步努力，持續(xù)提高等。
最后公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，對本次內(nèi)審工作做總結(jié)，對各部門提要求，標志著末次會的結(jié)束。
七、內(nèi)審報告及后續(xù)工作
末次會結(jié)束后，內(nèi)審組長應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審核工作的實施，發(fā)現(xiàn)的問題等，盡快編制書面的內(nèi)部審核報告，經(jīng)管理者代表批準，下發(fā)至各個部門。
內(nèi)部審核報告的形式各公司不一樣，但一般包括審核目的、范圍和依據(jù)，審核計劃完成情況、檢查所發(fā)現(xiàn)的問題及不符合項匯總分析、體系運行結(jié)果的總體評價、審核報告分發(fā)范圍等。
內(nèi)審報告是正式文件，是對內(nèi)審全過程的一個書面總結(jié)。內(nèi)審報告的發(fā)布，并不意味著內(nèi)部審核工作的結(jié)束。
在內(nèi)部審核過程中，內(nèi)審員開具了不符合項報告，以及一些達不到不符合項報告的問題，各部門都應(yīng)該針對問題，進行原因分析制定整改措施（或稱糾正實施計劃）。
一般來說，各部門的糾正實施計劃應(yīng)報管理者代表批準，在批準后開始實施糾正。
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糾正完成后，內(nèi)審員作為驗證人員在不符合項報告上簽字，問題才算真正關(guān)閉。至此，本年度的內(nèi)部審核工作才算真正的完成。
八、內(nèi)部審核的幾個特點
其實，公司的內(nèi)部審核是自我發(fā)現(xiàn)、自我診斷、自我改進、自我要求，完全是公司為了持續(xù)提高而發(fā)起的一項活動。
當(dāng)然，這也是標準規(guī)定的必須動作。內(nèi)部審核不是走過場，要是光走過程，對公司質(zhì)量管理沒有促進作用，也沒有任何意義。
而且，一般公司規(guī)模不是很大的話，內(nèi)部審核工作可以一次性集中開展，只要按標準和程序要求不超過12個月就可以。
但有的公司規(guī)模較大的，生產(chǎn)過程或提供服務(wù)過程特別多、過程復(fù)雜的，是可以將對各個部門的審核工作分開安排的，比如說4月份審核幾個部門，5月審核幾個部門，只要全年能覆蓋全公司所有部門就可以了。
在這里探討兩個存在一定爭議的問題。先說明，沒有準確的答案，只是介紹我的看法和經(jīng)驗，各位請根據(jù)自己公司情況自已判斷。
第一個問題是要不要對質(zhì)量部門開展內(nèi)部審核工作？
很多人會覺得為什么不開展？只要在其他部門培養(yǎng)幾個內(nèi)審員，然后讓他們?nèi)ゲ橘|(zhì)量部門就可以了。
這種說法本來也沒有錯，但是請各位考慮一下實際情況，一般法人或者管理者代表會任命誰為內(nèi)審組長？當(dāng)然是質(zhì)量管理部門的負責(zé)人或者其他在質(zhì)量管理方面有一定資歷的人了。
這個人出自質(zhì)量管理部門絕對是大概率事件，如果內(nèi)審組長是質(zhì)量部門負責(zé)人，其他部門的內(nèi)審員在編制提問單、檢查發(fā)現(xiàn)問題時，都要經(jīng)過內(nèi)審組長答字，那如何確保內(nèi)審組長不私呢？
我見過一些特殊的行業(yè)，比如核工業(yè)，它的內(nèi)部審核（行業(yè)內(nèi)稱質(zhì)保監(jiān)查）是不檢查到質(zhì)量管理部門的。
我當(dāng)初問，為什么呢？人家說，質(zhì)量管理部門本來就是替法人代表監(jiān)視、驗證整個質(zhì)量管理體系是否有效運行的眼晴，你查我什么？我說查你們質(zhì)量管理部門是否有效履職?。?/div>
最終，雖然我沒有說服他們，但人家告訴我，他們行業(yè)就是這樣。后來，我仔細思考過，其實人家這個行業(yè)也是有一定通理的。人家行業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定是以國家部門規(guī)章的形式制定的，發(fā)布之前怎么可能沒考慮到這些？
順著這個思路，我們在考慮一個問題？也許通過這個問題，那就可以理解上面核工業(yè)的質(zhì)量管理的做法了。
法人代表需要接受內(nèi)審嗎？
你也可以質(zhì)疑法人代表、管理者代表的是否正確履職，質(zhì)量管理手冊把法人代表、管理者代表的職責(zé)寫的清清楚楚，還一大堆，但你能按著這些職責(zé)一條條對著老總捋，讓他拿出相關(guān)證據(jù)嗎？
整個公司的資源都是法人代表提供的，公司的戰(zhàn)略發(fā)展和質(zhì)量方針都是法人制定的，質(zhì)量管理部門都是老總請來督促各部門落實他的質(zhì)量管理要求，你現(xiàn)在拿整個要求去查他？
是，你可以說，天子犯法與庶民同罪之列的話，你說老總也要遵守規(guī)則，否則你可以先修改規(guī)則。這話倒不假，但你確定真的能這樣做嗎？
何況，公司的人力資源、體系建設(shè)都是在老總的授意下建立起來的，就連內(nèi)部審核整個工作都是老總要求內(nèi)審組這幫人去替他做的，你憑什么查人家？邏輯上不能有問題。
好了，討論的觀點也說完了，關(guān)于內(nèi)部審核，基本的工作流程和主要工作就這些。至于審核的技巧、應(yīng)該重點關(guān)注的內(nèi)容等，這個需要在實際工作中積累經(jīng)驗，是沒辦法幾句話說得清楚的。
